Videokonferenzen : Die Kunst der indirekten Rede

Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter nicht mehr auf teure Reisen. Sie lassen sie via Bildschirm konferieren. Doch das will gekonnt sein.

Maria Marquart

Herr W. trinkt in New York seinen Frühstückskaffee, sein Kollege in Berlin nippt am Espresso nach der Mittagspause. Ein paar Minuten später sitzen sich die beiden am virtuellen Konferenztisch gegenüber und besprechen das gemeinsame Projekt.

Vor einigen Jahren hätte das wie Science-Fiction geklungen – heute ist es in vielen Firmen Alltag. „In unserer unternehmensinternen Kommunikation laufen Videokonferenzen den klassischen Präsenz-Meetings regelrecht den Rang ab, auch bei unseren Klienten beobachten wir diesen Trend“, sagt Jens Riese, Partner bei der Beratungsfirma McKinsey & Company. „Die Zeit- und Kostenvorteile einer virtuellen Konferenz sind enorm.“

In der aktuellen Wirtschaftskrise treten Firmen auf die Ausgabenbremse und versuchen gerade bei den Reisekosten zu sparen. Auch wenn das Anschaffen der Technik erstmal ins Geld geht. Bei bestimmten Videosystemen sei die Investition bereits nach dem zehnten vermiedenen Kurztrip wieder hereingeholt, sagt Riese.

Immer mehr Unternehmen setzen auf Videokonferenzen. Die Berliner Internetagentur Peito organisiert Online-Konferenzen und stellt einen regelrechten Boom fest: Um 30 bis 40 Prozent haben die Buchungen in den vergangenen Monaten zugenommen, berichtet Geschäftsführerin Catherina Pieroth. Zu den Kunden gehören große Unternehmen wie die Deutsche Bahn. Auch Easynet, ein Unternehmen, das Videokonferenzen organisiert, sieht virtuelle Meetings auf dem Vormarsch.

Bei einer von dem Unternehmen in Auftrag gegebenen Umfrage unter Managern gaben 18 Prozent der deutschen Führungskräfte an, bereits Videokonferenzen einzusetzen. 36 Prozent planen demnach den Einsatz. Laut Easynet nutzen vor allem Firmen in der IT-, Finanz- und Pharmabranche die virtuelle Alternative.

So gehören virtuelle Meetings zum Beispiel bei Bayer Schering Pharma inzwischen zum Alltag. Telefon- und Videokonferenzen seien auch geeignet, um komplexe Themen konzernweit zu besprechen, sagt Sprecherin Gabriele Liebmann-El Badry. Davon profitierten auch die Mitarbeiter, die keine aufwändigen Geschäftsreisen mehr auf sich nehmen müssten.

Den entscheidenden Vorschub habe die technische Entwicklung geleistet, sagt Riese von McKinsey. Mit so genanntem High-Definition-Videoconferencing sei es mit minimaler zeitlicher Verzögerung möglich, lebensgroße, gestochen scharfe Bilder der Gesprächspartner zu übertragen. In Räumen mit großer Leinwand sitzen sich die Teilnehmer quasi wie am Tisch gegenüber.

Doch die virtuellen Konferenzen haben auch ihre Tücken. „Je einfacher das virtuelle Kommunizieren wird, desto eher laufen die Teilnehmer Gefahr, einfach reinzuquatschen“, meint etwa der Kommunikationstrainer, Martin Hartmann: „Die Disziplin, die in ’echten’ Konferenzen herrscht, geht in virtuellen Treffen oft verloren.“ Umso wichtiger werde es, Regeln aufzustellen. Das gelte nicht nur für Videokonferenzen, sondern auch für virtuelle Kommunikation via E-Mail oder Chat und Webkamera, auf die im Berufsalltag immer öfter zurückgegriffen werde.

Oft kommt die Vorbereitung solcher virtuellen Treffen zu kurz, sagt Hartmann. Außerdem sei es wichtig, dass in virtuellen Konferenzen ein Teilnehmer die Leitung übernehme und Besprechungszeit und -ziel festlege. Ein Tabu sei außerdem jede Art von Nebentätigkeit wie Mails abrufen oder eine SMS tippen.

Zwar ist es in der Berufswelt längst üblich, dass nicht mehr Auge in Auge kommuniziert wird, dennoch bleibt es eine Herausforderung bei virtuellen Begegnungen eine echte Meeting-Atmosphäre zu schaffen. Gerade in Videokonferenzen gehe es oft darum, rasch komplexe und wichtige Entscheidungen zu treffen und alle Teilnehmer einzubinden, sagt Unternehmensberater Rainer Röpnack.

Eine „natürliche“ Atmosphäre ist das A und O. Bei virtuellen Konferenzen sind die Teilnehmer oft auf die Gesprächspartner auf der Leinwand oder dem Bildschirm fixiert, so die Erfahrung des Beraters. Der Besprechungsleiter müsse aber dafür sorgen, dass auch die Anwesenden im Raum miteinander kommunizieren und diskutieren. Unbedingt empfehlenswert sei es, eine Tagesordnung aufzustellen, die alle Teilnehmer vor Konferenzbeginn erhalten.

Scheitern können virtuelle Konferenzen auch an der Technik. Damit jeder weiß, wie weit entfernt vom Mikrofon er sprechen muss und wie er zur Kamera sitzen sollte, ist es sinnvoll, wenn sich die Teilnehmer vor dem Treffen mit dem System vertraut machen.

Eine Begrüßung ist gerade bei einer Video- oder Telefonkonferenz bedeutend. Denn während bei Meetings in einem Raum alle Teilnehmer einen guten Überblick haben, sehen die Teilnehmer von Videokonferenzen oft nur Bildausschnitte und müssen sich an den Stimmen orientieren. Wichtig ist es deshalb auch, sich mit Namen anzusprechen. So werden auch Missverständnisse vermieden. Sind der Konferenz mehrere Standorte zugeschaltet, können Plakate im Hintergrund dabei helfen, die Sprecher dem Ort zuzuordnen.

Die herkömmlichen Besprechungen werden aber trotz technischem Fortschritt nicht völlig aussterben, glauben die Experten. Wenn auch Team- und Projektbesprechungen immer öfter virtuell stattfinden. Anders ist das bei Kundenbesprechungen, Seminaren und Bewerbungsgesprächen. Da spielt der direkte Kontakt eine größere Rolle.

Wenn man sich Auge in Auge gegenübertrete werde eher Vertrauen geschaffen, sagt Berater Hartmann. Catherina Pieroth von der Internetagentur Peito nennt augenzwinkernd ein ganz praktisches Argument, das gegen virtuelle Treffen spricht: „Wir können ja noch nicht die Häppchen durch die Leitung schicken“, sagt sie.

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