Zeit : Wer Prioritäten setzt, ist entspannter

Gutes Zeitmanagement verhindert Überlastung

Gegen Stress im Job hilft ein gutes Zeitmanagement. Für die Setzung von Prioritäten bietet sich dabei das „Pareto-Prinzip“ an, bei dem Aufgaben nach einer sogenannten 80-20-Regel eingeteilt werden. Laut dieser Theorie lassen sich in 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent aller anstehenden Aufgaben erledigen. So werden den Angaben zufolge 80 Prozent aller Besprechungsergebnisse in 20 Prozent der Besprechungszeit erzielt.

Für die restlichen 20 Prozent der Aufgaben – nämlich die wichtigen – müssen Beschäftigte dagegen 80 Prozent ihrer Zeit reservieren. Darauf weist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) in Hamburg hin. Um Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, müssen Berufstätige sich daher fragen: Welche Aufgaben sind so wichtig, dass ich 80 Prozent meiner Zeit mit ihnen verbringen darf? Alles andere wandert dann in den Topf der Aufgaben, für die nur wenig Zeit geopfert wird.

Im zweiten Schritt stellt sich die Frage, bei welchen Aufgaben Perfektionismus angebracht ist und bei welchen nicht. Laut der „Pareto-Theorie“ geht es schnell, eine Aufgabe zu 80 Prozent zu erledigen – dafür reichen 20 Prozent des gesamten Zeitaufwands aus. Für den letzten Schritt bis zur hundertprozentigen Erledigung gehen dagegen 80 Prozent der Zeit drauf. Bis eine Software zum Beispiel im Groben steht, dauert es nicht lange – der Feinschliff am Ende kostet die meiste Zeit. Um Zeit zu sparen, sollten Angestellte sich daher fragen: Bei welchen Aufgaben genügt es, sie zunächst zu 80 Prozent zu erledigen?

Das Ergebnis ist dann zwar nicht perfekt. Das ist aber auch nicht immer sofort nötig. Laut der Theorie ist es sogar unwirtschaftlich, stets zu versuchen, Aufgaben hundertprozentig zu erledigen, da eine solche Vorgehensweise aus dieser Sicht unangemessen erscheint. Doch: Es gibt durchaus Aufgaben, die sofort zu 100 Prozent erfüllt werden müssen. Hier gilt es eben wiederum, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Hilfestellungen zum Umgang mit Stress bietet der neue Internet-Check der Berufsgenossenschaft. In zehn Minuten sollen Teilnehmer dabei prüfen können, wie gut ihr Stressmanagement ist. Außerdem finden Arbeitnehmer auf dem Portal Entspannungsübungen sowie Ratschläge zur Arbeitsorganisation. dpa

Weitere Informationen im Internet:

http://h4vbg.mit.de/sponline

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