Mobile Kommunikation: Ein Gerät für alle Fälle

Der Gesichtsausdruck mancher Arbeitgeber ist skeptisch, die Haltung eher abwehrend: Wenn Mitarbeiter ihre privaten Smartphones oder Tablet-PCs für die Arbeit nutzen wollen, versetzt das Chefs bisher selten in Jubelstürme. Denn die Sorge ist groß, die Sicherheit des Unternehmensnetzwerkes und geheime Firmendaten dadurch nicht mehr schützen zu können. Dabei setzen viele Arbeitnehmer ihre Geräte bereits für die Arbeit ein – ob der Arbeitgeber davon weiß und es erlaubt hat, oder nicht. „Bring your own device“ (BYOD) heißt dieser Trend auf Englisch – „Bring dein eigenes Gerät mit“.

Für die Mitarbeiter ist wichtig: Sie möchten seine Arbeit möglichst effektiv erledigen, nicht mit zwei Smartphones hantieren müssen, oder mit den womöglich veralteten Firmenhandys. Damit die Sache nicht irgendwann in einem Rechtsstreit endet, empfehlen Experten, in der Firma offen darüber zu sprechen und eine gemeinsame BYOD-Strategie zu entwickeln. Denn ausdrückliche gesetzliche Regeln gibt es für den Fall noch nicht, dass Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte im Unternehmen einsetzen.

„Es muss deshalb klar geregelt werden, welche Mitarbeiter private Geräte und Anwendungen einsetzen und was sie damit machen dürfen“, sagt Lars Kripko, Datenschutz-Berater bei Bitkom. Nur so könne ein Unternehmen stets volle Kontrolle über seine IT-Systeme, die damit verbundenen Geräte und die Daten haben. Grundsätzlich sei zwar immer der Arbeitgeber verpflichtet, für die Sicherheit der Systeme und Daten zu sorgen. „Verletzt aber ein Mitarbeiter datenschutzrechtliche Bestimmungen, beispielsweise weil er ohne Erlaubnis private IT einsetzt, kann auch ihn eine Schadenersatzpflicht treffen.“

Wer seine eigenen Geräte nutzen will, sollte eine rechtssichere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber schaffen, zum Beispiel als Anhang des Arbeitsvertrags, erklärt Arne Gattermann, Bereichsleiter Personal und Arbeitsrecht bei Bitkom. „Rechtsverbindlich wird die Sache etwa dadurch, dass beide Seiten die Vereinbarung unterzeichnen, oder durch eine entsprechende Betriebsvereinbarung.“ Eine einseitige Unternehmensrichtlinie reiche dagegen nicht aus.

Die Regeln könnten am Ende außerdem nur dann greifen, wenn die Geräte dem Arbeitnehmer tatsächlich auch gehören. So ist etwa bei Vertragsbindung mit einem Mobilfunkanbieter meist eine Ratenzahlung vereinbart – das Gerät gehöre also nicht dem Mitarbeiter. Auch bei einem Laptop, der gewöhnlich von allen Angehörigen des Haushalts genutzt wird, stelle sich die Frage nach dem Eigentümer.

Bei der gemeinsamen Vereinbarung sollte dann unter anderem auf folgende Punkte geachtet werden: Wer hat Zugriff auf das Gerät? Um gegebenenfalls geheime Daten darauf zu schützen, müsse es eine klare Trennung von privater und beruflicher Nutzung geben, sagt Gattermann. In der Familie passiere es schnell, dass auch Kinder etwa mit den Smartphones spielen, oder den Tablet-PC nutzen, ergänzt Lars Kripko. In diesem Fall könne ein separater Gastaccount helfen.

Zudem wichtig: Wer trägt die rechtliche Verantwortung für das auch dienstlich genutzte Gerät? Heißt, wer hat für den Verlust, Ersatz und die Konsequenzen des Ausfalls einzustehen. Ohne Gerät kann der Mitarbeiter vielleicht seine Aufgaben nicht mehr erledigen. Muss der Arbeitgeber ihm nun ein anderes Gerät stellen? Es stellt sich auch die Frage, wo ein beschädigtes Smartphone oder Tablet repariert werden darf, falls sich Unternehmensdaten darauf befinden.

Außerdem: Was passiert mit Gerät und Daten, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? „Normalerweise gehen dann alle im Eigentum des Betriebs stehenden Gegenstände an den Arbeitgeber zurück“, sagt Gattermann. Dieser Grundsatz greife bei BYOD natürlich nicht ohne weiteres, weil das Gerät ja nicht dem Unternehmen gehöre.

Schließlich muss auch klar sein, wer für welche Kosten aufkommt. Jeden Monat fällt eine Nutzungsgebühr an, Updates und Lizenzen für bestimmte Programme können ebenfalls Geld kosten. Muss allein der Mitarbeiter zahlen, oder auch der Chef? Weil der ja Firmengeräte einspart und trotzdem auf die volle Arbeitsleistung des Mitarbeiters zählen kann.

Das Berliner Unternehmen Adspert hat Antworten auf all diese Fragen gefunden und für seine 21 Mitarbeiter ein BYOD-Regelwerk aufgestellt. Zudem gibt es einige technische Vorkehrungen. So läuft beispielsweise der Zugang zum Firmennetz über einen VPN-Client, alle Benutzerkonten sind mit geheimen Passwörtern geschützt. Und wurde der Pin zu einem Gerät dreimal falsch eingegeben, werden automatisch alle Firmendaten auf dem Gerät gelöscht. So darf jeder in der jungen Firma seine privaten Geräte für die Arbeit nutzen.

„Trotz Regeln und technischer Maßnahmen kommt es natürlich vor allem auf das Verhalten des einzelnen an, ob er sich auch daran hält“, sagt Geschäftsführer Marcel Pirlich. Vertrauen sei das A und O. Denn das Risiko, dass Mitarbeiter vertrauliche Informationen weitergeben, besteht grundsätzlich immer, auch ohne mobile Geräte. Pirlich sieht in Sachen BYOD vor allem Vorteile für sein noch junges Unternehmen: „Wir können nicht jede technische Innovation bei Geräten sofort mitgehen.“ Darum zahle es sich aus, wenn Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten herausfinden, was ihnen am besten liegt.

Allerdings muss man sich als Mitarbeiter manchmal auch erst an die neuen Freiheiten gewöhnen. Denn wer mit seinen eigenen mobilen Geräten arbeitet und damit auch außerhalb des Unternehmens erreichbar ist, muss Kollegen dann auch mitteilen, wann er sich wo aufhält und beruflich kontaktierbar ist. „Viele fühlen sich damit anfangs unwohl, stets ihren Tätigkeitsstatus für alle sichtbar zu machen“, weiß Dirk Walla, Geschäftsführer der itk group, die Unternehmen unter anderem bei der Einführung von BYOD betreut. Arbeitnehmer müssten sich deshalb häufig mehr emotionalen als technischen Veränderungen stellen.

Lara Sogorski