Schule: Das Fahrtenbuch elektronisch führen

Einen Firmenwagen zu haben, das war einmal ein wichtiger Pluspunkt bei vielen Arbeitsverträgen, ja für viele ein richtiges Statussymbol – bis jene Dienstwagensteuer eingeführt wurde, mit der private Fahrten als zusätzliches Einkommen abgegolten werden. Und zwar pauschal durch einen Aufschlag von ein Prozent nicht etwa des tatsächlichen Anschaffungspreises sondern des Listenpreises pro Monat zum zu versteuernden Einkommen. Bei einem Auto, das rund 40 000 Euro gekostet hat, bedeutet das eine Erhöhung des zu versteuernden Jahreseinkommens um immerhin 4800 Euro. Da begann mancher zu rechnen und kam zu dem Ergebnis, dass private Fahrten ihn recht teuer zu stehen kommen – vor allem dann, wenn er hauptsächlich beruflich unterwegs ist. Um diesen Zusatzkosten zu entgehen, bleibt keine andere Wahl, als ein Fahrtenbuch zu führen. Denn dann muss man nur jenen Prozentsatz der gesamten Fahrten versteuern, der tatsächlich privat gefahren wurde. Und wenn dieser Anteil nach einer Faustregel weniger als 30 Prozent beträgt, kann man mit einem Fahrtenbuch Steuern sparen. Liegt der Anteil der Privatfahrten sogar bei nur maximal fünf Prozent, dann kann man zudem auch die für Anschaffung und Unterhalt des Dienstwagens gezahlte Umsatzsteuer, die man bei höherer privater Nutzung nur zur Hälfte als Vorsteuer abziehen kann, komplett als Vorsteuer abziehen.

Und nun versteht man schnell, dass es die von der Bundesregierung geplante Erhöhung der pauschalen Steuer für auch privat genutzte Dienstwagen um stolze 50 Prozent – nämlich von 1,0 auf 1,5 Prozent des Listenpreises – in sich hat. Denn der Zuschlag zum versteuernden Einkommen wächst damit von 4800 Euro des obigen Beispiels auf 7200 Euro pro Jahr – und macht ein Fahrtenbuch attraktiver als es je war.

Doch ein Fahrtenbuch zu führen, kann bei vielen Dienstfahrten pro Tag recht mühsam werden. Denn schließlich muss jede einzelne Fahrt exakt eingetragen werden – mit Datum, Kilometerstand bei Start und Ende und Angaben zum Ziel und Zweck der Fahrt. Und wenn man es zwischendurch eilig hat, kann das recht störend sein – es sei denn, man entscheidet sich für ein ins Fahrzeug eingebautes elektronisches Fahrtenbuch. Denn dann reicht es, vor und nach jeder Fahrt und bei Fahrtunterbrechungen jeweils nur ein paar Daten einzugeben, die dann gespeichert und etwa in Monatsabständen ausgewertet und automatisch in entsprechende Listen übertragen werden – etwa auf dem heimischen PC oder aber auch im Büro durch Mitarbeiter. Dann wird ein solches Fahrtenbuch nicht nur für die Steuererklärung interessant, sondern auch die Abrechnungen von Kilometerkosten und Spesen

Wer nun allerdings nach einem elektronischen Fahrtenbuch Ausschau hält, wird schnell erkennen, dass das aktuelle Angebot so manche Tücken hat. Denn sowohl die Preise als auch die Technik der verfügbaren Geräte unterscheiden sich gewaltig. Da gibt es zum Beispiel das aufwändige und teure System TravelControl, das satellitengestützt und vollautomatisch arbeitet – solange man sich dort bewegt, wo auch Satellitensignale eintreffen, was in mancher Tiefgarage nicht der Fall ist und in langen Straßentunneln ebenfalls nicht. Zudem hat dieses System bei allen Vorzügen den Nachteil, dass sich aus den erfassten Daten ein so gut wie lückenloses Bewegungsprofil des Fahrzeuglenkers erstellen lässt – Daten, die eigentlich nichts für das Finanzamt sind.

Andere Systeme haben ihre Tücken bei der Bedienung. So muss man etwa bei dem von BMW angebotenen System viele Angaben per alphanumerischer Tastatur machen – das kostet viel Zeit, die bei eiligen Terminen oft fehlt. Das von Audi als Zusatzausstattung zum Navigationssystem angebotene Logbook hat leider eine unvollständige Software, bei der die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz fehlen – und manches Nachrüstgerät ist schlicht zu klobig oder in der Qualität nicht überzeugend. Das Fazit zeigt, dass es derzeit eigentlich kein rundum überzeugendes System gibt.

Und das hat das Berliner Unternehmen SKE (Sprache-Kommunikation-Elektronik) in Charlottenburg veranlasst, selbst die Entwicklung eines möglichst perfekten elektronischen Fahrtenbuchs in die Hand zu nehmen. Mit durchaus überzeugendem Erfolg, wie das jetzt vorgestellte System eRoad zeigt. Das ist so kompakt, dass es problemlos in jedes Fahrzeug eingebaut werden kann, ohne dort zu stören. Und wer will, kann es auch so einbauen lassen, dass es komplett integriert ist. Den Einbau übrigens kann jeder Kfz-Elektriker erledigen. Für den, der mit diesem Fahrtenbuch arbeitet, ganz entscheidend ist allerdings, dass sich dieses Gerät mit nur einer einzigen Taste bedienen lässt und die Bedienung auch dem keine Probleme bereitet, der nur hin und wieder in einem Fahrzeug mit diesem Gerät unterwegs ist. Ziel und Zweck der Fahrt werden per Spracheingabe festgehalten, was sekundenschnell erledigt ist. Und da keine GPS-Erfassung stattfindet, kann man aus den Daten auch kein Bewegungsprofil erstellen. Nötig ist allerdings eine Auswertung der Spracheingaben mit Hilfe eines PC und geeigneter Software. Das soll, wie die Entwickler versichern, beim Datenbestand eines Jahres in bis zu vier Stunden erledigt sein. Das gesamte System ist so gestaltet, dass die aus den automatischen Aufzeichnungen des Geräts und den Daten der Spracheingabe erstellten Tabellen lückenlos allen Ansprüchen der Finanzämter genügen – ein wichtiger Punkt, denn schon eine einzige Lücke kann die gesamten Aufzeichnungen wertlos machen.

Knapp 999 Euro muss man für diese Technik auf den Tisch legen und mit Einbau werden es 1140 Euro, bei verstecktem Einbau sogar rund 1300 Euro. Hinzu kommt das Auswertungsmodul mit Software und einem Smart-Card-Leser für die vom Gerät gespeicherten Daten mit knapp 207 Euro. Sicher eine ganze Menge Geld, die sich allerdings schnell amortisieren kann. Denn die Steuerersparnis für einen Dienstwagen mit einem Preis von 40 000 Euro, Versicherungskosten von 1700 Euro, einer Jahresfahrleistung von 50 000 Kilometer und fünf Kilometer Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt für einen Halter mit einem Steuersatz von 40 Prozent bei einem Privatanteil an den Fahrten von zehn Prozent immerhin 1622 Euro gegenüber der Pauschalbesteuerung – und damit hat sich die Investition für eRoad bereits binnen eines Jahres bezahlt gemacht.

Bodo Richerts