Realitätslücke im Tech-Onboarding:: Holpriger Start statt Willkommenskultur

Zwischen Euphorie und Ernüchterung: Willkommenskultur wird zur Warteschleife

Der Start in einen neuen Job ist für viele Menschen ein Moment der Vorfreude: ein neuer Anfang, neue Kolleg:innen, neue Chancen. Doch der Realitätscheck folgt schnell und oftmals bereits in der ersten Phase der Einarbeitung: dem technischen Onboarding. Anstelle eines durchdachten Prozesses, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen und ihnen den Start in ihre neue Rolle zu erleichtern, wird in vielen Unternehmen nur eine Standard-Checkliste abgearbeitet. Hardware aushändigen, Zugänge freischalten, fertig.

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Dabei beginnt ein guter technischer Onboarding-Prozess lange vor dem ersten Arbeitstag und prägt nachhaltig, wie neue Mitarbeitende ein Unternehmen wahrnehmen. In Kooperation mit Censuswide hat Deel eine deutschlandweite Umfrage unter 1.000 Wissensarbeiter:innen durchgeführt, um erstmals datenbasierte Einblicke zum Status quo des Technik-Onboarding in deutschen Unternehmen zu erhalten. Die Studie zeigt: Für viele beginnt die Reise nicht mit Begeisterung, sondern mit Frust.

Fast jede:r Zweite (49 Prozent) verliert beim Tech-Onboarding wertvolle Zeit durch fehlende Geräte oder nicht funktionierende Zugänge. Das wiederum führt dazu, dass jede:r Zwölfte bereits in den ersten Tagen sogar schon über einen erneuten Arbeitgeberwechsel nachdenkt. Diese Zahlen sind kein Zufall. Sie spiegeln die Realität in vielen deutschen Unternehmen wider: Tech-Onboarding wird noch viel zu oft zur frustrierenden Pflichtübung.

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Start mit Signalwirkung: Wenn der erste Eindruck ins Wanken gerät

Für Unternehmen bietet sich im Tech-Onboarding eine echte Chance, um nicht nur einen professionellen ersten Eindruck zu machen, sondern auch neue Mitarbeitende langfristig zu binden. Besonders entscheidend dabei ist Schnelligkeit, denn: Knapp 27 Prozent der Befragten mussten länger als einen Tag warten, bis sie technisch arbeitsfähig waren. Zudem musste jede:r Zweite nachverhandeln, um alle relevanten Tools und Zugänge für die Ausübung der eigenen Tätigkeiten zu erhalten. Solche Verzögerungen sind in ihrer Wirkung nicht zu unterschätzen, denn sie setzen ein Signal. Statt Begeisterung macht sich Frust breit. Ein Fehlstart, der nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die Arbeitgebermarke belastet.

Das Tech-Onboarding ist nach den Vorstellungsgesprächen meist die erste greifbare und aktive Erfahrung, die Mitarbeitende im Unternehmen machen. Wenn schon am ersten Tag improvisiert werden muss, fragen sich neue Mitarbeitende unweigerlich, wie gut das Unternehmen seine Abläufe im Alltag im Griff hat. So wird das Tech-Onboarding zur Bewährungsprobe, die Arbeitgeber auf keinen Fall verfehlen sollten.

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Unternehmen zahlen den Preis: Was verloren geht, ist mehr als Zeit

Technische Startschwierigkeiten sind kein Randthema, sondern haben handfeste, messbare Folgen. Deels Studie zeigt: 490 von 1000 befragten Personen verlieren in den ersten Wochen durchschnittlich 30 Minuten pro Tag, weil Geräte nicht laufen oder Zugänge fehlen. Das kann sich schnell und spürbar auf den Unternehmenserfolg auswirken. 

Noch gravierender als die messbaren Kosten ist der emotionale Effekt für die Mitarbeiterbindung: Fast ein Drittel der Befragten konnte sich in den ersten Tagen kein klares Bild von der Professionalität des Arbeitgebers machen, 15 Prozent gewannen sogar einen negativen Eindruck. In Zeiten des Fachkräftemangels ein großes Risiko, denn Unternehmen investieren viel Zeit und Geld in Recruiting und Employer Branding, setzen aber aufs Spiel, dass dieser Aufwand schon in der ersten Woche verpufft.

Anspruch vs. Alltag: Der große Onboarding-Gap

Dabei sind die Erwartungen neuer Mitarbeitender eindeutig und wenig überraschend: 49 Prozent wünschen sich einen klaren Onboarding-Plan mit IT-Checkliste, 47 Prozent erwarten, dass ihre Geräte am ersten Tag bereitstehen, 45 Prozent wünschen sich Mentoring für Tools und Prozesse. Eigentlich eine Routine, die sich wunderbar in Prozesse übersetzen lässt.

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Die Realität ist jedoch eine andere: Nur 35 Prozent erhielten einen Onboarding-Plan, 38 Prozent ihre Geräte rechtzeitig und ebenso viele eine persönliche Unterstützung. Auch bei der Wahlfreiheit ihrer Soft- und Hardware zeigt sich eine deutliche Diskrepanz: Zwar haben 74 Prozent zumindest eingeschränkte Optionen, doch bei grundlegenden Fragen wie z.B. Mac oder Windows, Office oder Google Workspace, sind die Möglichkeiten stark begrenzt. Auf den ersten Blick mag es zwar banal erscheinen, Mitarbeitenden die Wahl ihrer Tools und Hardware zu überlassen. Doch gerade diese Entscheidung kann die Produktivität und Motivation maßgeblich beeinflussen, insbesondere in den ersten Wochen, wenn es ihnen Zeit kostet, sich in ein ungewohntes Betriebssystem oder neue Softwareumgebungen einzuarbeiten.

Wie Technik Kultur prägt: Vom Pflichtprogramm zur Employee Experience

Deel ist in nur sechs Jahren von null auf fast 7.000 Mitarbeitende gewachsen. Ein enormes Wachstum mit jährlich bis zu tausend Neueinstellungen und das sowohl remote als auch über verschiedene Landesgrenzen hinweg. In dieser Zeit haben wir eine wichtige Lektion gelernt: Onboarding scheitert nicht an fehlenden Budgets oder teuren Tools, sondern an fehlender Verantwortung und Struktur. Technisches Onboarding darf nicht als isolierte IT-Aufgabe verstanden werden, sondern muss ganzheitlich gestaltet werden.

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Dabei machen gute Vorbereitung, klare Zuständigkeiten und individuell auf die Position zugeschnittene Ausstattung den Unterschied. Statt Standardlösungen nach Lagerbestand sollten die technische Ausstattung und die bereitgestellten Tools zur Rolle passen. Genauso wichtig ist aber auch die menschliche Dimension: ein strukturierter Plan, eine persönliche Einführung, ein Ansprechpartner für Fragen und eine offene Einführung ins Team.

Lebendig wird Tech-Onboarding nur, wenn alle mitziehen. IT sorgt für einsatzbereite Geräte, Führungskräfte und Manager:innen setzen den Ton mit einer persönlichen Begrüßung, Kolleg:innen geben Orientierung, Zugehörigkeit und Teamgefühl. Wenn diese Rollen nahtlos ineinandergreifen, wird Onboarding mehr als eine Abfolge von Tasks. Es wird zur ersten echten Erfahrung dessen, was es bedeutet, Teil eines Unternehmens zu sein.

Tech-Onboarding: Ein unterschätzter Hebel im Fachkräftemangel

Wer über Fachkräftemangel und Produktivität spricht, muss beim ersten Arbeitstag anfangen. Tech-Onboarding ist der Moment, in dem ein Unternehmen zeigt, wie professionell und wertschätzend es mit seinen Mitarbeitenden umgeht. Standardtechnik und improvisierte Prozesse sind dabei ein Risiko für Motivation, Loyalität und langfristige Bindung. Erfolg entsteht dort, wo Technik, Struktur und Kultur zusammenspielen. Unternehmen, die das verstanden haben, verwandeln den ersten Tag von einem Stolperstein in ein Sprungbrett und prägen damit im War for Talents nachhaltig ihr Image als Arbeitgebermarke. Der erste Eindruck entscheidet – und der lässt sich bekannterweise nicht wiederholen. 

Über die Autorin

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Alice Burks ist Director of People Success bei Deel. Sie engagiert sich leidenschaftlich für die Transformation des Arbeitsumfelds und widmet sich der Schaffung einer neuen Arbeitswelt, in der Einzelpersonen Zugang zu den besten globalen Möglichkeiten haben und Unternehmen mit Spitzenkräften in Kontakt treten können.

Über Deel

Deel ist die All-in-One-Plattform für globales Payroll- und HR-Management. Entwickelt für die Anforderungen der modernen Arbeitswelt bündelt Deel sämtliche Funktionen von Gehaltsabrechnung, HRIS und Compliance über Benefits und Performance bis hin zum Equipment Management in einer einzigen, nahtlosen Lösung. Dank KI-gestützter Tools und einer vollständig eigenen Payroll-Infrastruktur ermöglicht Deel Unternehmen, Mitarbeitende in über 120 Ländern effizient, gesetzeskonform und flexibel zu beschäftigen – unabhängig von der Anstellungsart. Weitere Informationen unter deel.com.