Homepage: Strukturen in der Datenflut

Wer hat schon einmal von der abstrakten Bezeichnung „Records Management“ gehört? Zu diesem Thema fand jetzt an der Fachhochschule Potsdam der 3. I-Science Day (Informationswissenschaftstag) statt. Potsdamer Forscher erörterten dabei gemeinsam mit Vertretern aus öffentlichen Einrichtungen und privatwirtschaftlichen Unternehmen die Entwicklung des „Dokument- oder Schriftgutmanagements“. Ein wichtiges Anliegen der Tagung war neben der Auseinandersetzung mit wissenschaftlichen Kernthesen auch die Vorstellung konkreter Lösungen für Praxis und Ausbildung. Zudem sollte die Veranstaltung ein gutes Forum für die Absolventen der Potsdamer Fachhochschule im Bereich Informationswissenschaften bieten.

Durch die immer größere „Datenflut“ müssen Firmen und öffentliche Verwaltung sich überlegen, wie sie die anfallenden Unterlagen am besten verwalten. Da kommt der sogenannte „Record Manager“ ins Spiel, der darüber wachen soll und im anglo-amerikanischen Raum schon längst Gang und Gebe ist. Hierzulande gibt es ihn schon vermehrt im öffentlichen Dienst, bei deutschen Firmen ist er jedoch nach wie vor eine Rarität. Dabei besteht eine gesetzliche Pflicht für die vollständige und sichere Verwahrung, insbesondere von Geschäftsunterlagen. Effektives „Record Management“ helfe nicht nur allein Kosten zu sparen und einen Beitrag zum Schutz von Personendaten zu leisten, so ein Fazit der Konferenz.

Bei einer Überprüfung zum Beispiel durch die Steuerbehörde könnten die benötigten Unterlagen schnell und lückenlos zur Verfügung gestellt werden. Eine übersichtliche Unterlagenführung vermeidet zudem kosten- und zeitintensive Prozesse wegen „Datenhinterziehung“. „Record Management“ ist ein brisantes Thema. Denn genau wie bei jedem Unternehmen , ist man auch im privaten Haushalt auf eine gute Daten- und Dokumentenverwaltung angewiesen. Wenn die Steuerbehörde vor der Tür steht und Auskunft verlangt, ist es gut, wenn man seiner Verpflichtung als „Record Manager“ nachgekommen ist und nicht erst mühsam die benötigten Informationen zusammensuchen muss.dom