Landeshauptstadt: Die Assistentin mit Besucherblick

Wie trinkt ihr Chef seinen Kaffee?

Am liebsten „gedrückt“, mit Milch. Aber nur den Morgenkaffee. Ansonsten trinkt er Tee.

Was für eine Art Chef ist er?

Ein sehr aufmerksamer, rückfragender, fordernder und fördernder Chef.

Wie bedankt er sich bei Ihnen für besondere Einsätze, zum Beispiel Überstunden?

In dem er Freitags Mittag sagt: Jetzt gehen Sie aber endlich nach Hause.

Charakterisieren Sie ihn als Mensch?

Hartmut Dorgerloh ist ein sehr herzlicher, bodenständiger und wirklich netter Mensch. Er hat nichts Aufgesetztes. Wenn er mich fragt, wie es mir geht, möchte er eine ehrliche Antwort, keine Floskel.

Woran erkennen Sie, dass er schlechte Laune hat?

Das kommt nicht oft vor. Und wenn, dann ist er etwas wortkarger als sonst.

Duzen oder siezen Sie ihren Chef?

Wir siezen uns. Das mache ich grundsätzlich am Arbeitsplatz.

Skizzieren Sie einmal kurz ihr Arbeitsfeld? Was fällt alles in ihren Aufgabenbereich?

Den größten Teil meiner Arbeit macht die Terminplanung und alles, was damit zusammenhängt, aus. So bin ich auch für die Koordinierung von Treffen zwischen mehreren Interessenvertretern zuständig und für Vorbereitung der Termine. Ansonsten erledige ich die üblichen Arbeiten, die im Büro anfallen, organisiere Besprechungen und deren Nachbereitung, kümmere mich um Veranstaltungen und unsere Gremien und betreue sehr gerne unsere Gäste. Noch freie Zeiten zu finden, ist gar nicht leicht. Der Tag müsste für einen Generaldirektor manchmal mehr als 24 Stunden haben, damit alle Termine hineinpassen.

Wie viele Anrufe bekommen Sie täglich?

Zu Saisonzeiten steht das Telefon kaum still. Bei kurzen Anfragen sind da schon 20 Anrufe pro Stunde möglich.

Welche berühmten Persönlichkeiten hatten Sie schon in der Leitung?

Joachim Fest, Günther Jauch, Ruth Cornelsen und die Sekretariate von Schönbrunn und Versailles.

Was muss ein Anrufer auf dem Herzen haben, damit Sie sofort zum Chef durchstellen?

Normalerweise stelle ich alle durch, die Herrn Professor Dorgerloh sprechen wollen. Wenn es aber gerade nicht passt, muss auch zum Beispiel Herr Jauch warten.

Wann wimmeln Sie einen Anrufer ab?

Grundsätzlich wimmle ich niemanden ab. Sollte ich nicht direkt verbinden können, notiere ich mir das Anliegen. Wir – manchmal auch der Chef persönlich – rufen dann zurück.

Sie sind ja eine Art Schaltzentrale. Nach welchen Kriterien entscheiden Sie, mit welchen Anliegen Sie ihren Chef behelligen und mit welchen nicht?

Die Kriterien kann ich nicht benennen. Das ist ein Erfahrungswert – nach fast 20 Jahren im Geschäft.

Was sagen Sie, wenn der Chef „für niemanden zu sprechen ist“?

Wenn das der Fall ist, gibt es dafür immer auch einen Grund. Entweder er ist in einer Besprechung oder er ist außer Haus.

Welcher war der ungewöhnlichste Wunsch, der über Sie an ihren Chef herangetragen wurde?

Einen Tag vor der Schlössernacht noch eine Eintrittskarte haben zu wollen. Aber diesen Wunsch kann selbst der Generaldirektor nicht erfüllen.

In welchem Fall wäre ihr Chef ohne Sie verloren?

Ohne seinen Terminkalender und seine Terminmappe wäre er verloren – und beides hüte ich.

Wie oft und in welchen Fällen fragt er Sie nach ihrer Meinung? Nimmt ihr Chef Kritik von Ihnen an?

Er ist Kunsthistoriker – ich sehe die Sachen oft als Tourist, als Besucher. Meine Perspektive kann bei manchen Entscheidungen für ihn vielleicht ganz hilfreich sein. Manchmal merke ich Dinge auch kritisch an und ich fühle mich mit meiner Kritik sehr ernst genommen.

In welcher Situation braucht er Ihren Trost?

Ich denke, es ist wichtig, dass ich ihm das Gefühl gebe, da zu sein, wenn er etwas loswerden möchte – ohne direkt nachzufragen.

Kennen Sie den Geburtstag seines Lebensgefährten?

Ja, der 6. August. Den halte ich abends immer von Terminen frei – vorsorglich.

Haben Sie beim Vorstellungsgespräch gleich gemerkt, dass die Chemie zwischen ihnen stimmt?

Ja, sofort.

Mussten Sie in Ihrem Arbeitsvertrag unterschreiben, dass Sie nichts von dem nach außen tragen, was Sie an Geheimnissen in Ihrem Büro erfahren?

Da gibt es diese Klausel. Für mich gehört überdies Loyalität zu den wichtigsten Werten in meinem Beruf.

Ist die Bezeichnung Sekretärin eigentlich noch zeitgemäß oder wie würden Sie Ihren Job bezeichnen?

Eine Sekretärin ist eine Dame, die Briefe schreibt, so die Vorstellung von diesem Beruf. Heutige Chefsekretärinnen sind nicht bloße Schreibkraft: Wir sind Assistentin, Ansprechpartnerin und Terminmanagerin und koordinieren wesentliche Abläufe in den Büros.

Das Gespräch führte Nicola Klusemann