Betriebskosten: Erst prüfen, dann nachzahlen

Alle Jahre wieder liegt sie im Briefkasten – die Betriebskostenabrechnung. Und alle Jahre wieder sitzen viele Mieter ratlos vor dem komplizierten Rechenwerk: Geht es bei der Nachzahlung mit rechten Dingen zu? Und wo soll man ansetzen, um eventuelle Fehler aufzudecken?

Grundsätzlich darf der Vermieter alle Betriebskosten auf seine Mieter abwälzen. Voraussetzung ist, dass sie in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind. Dazu gehören etwa die Grundsteuer, die Kosten für die Straßenreinigung und Müllbeseitigung, die Gebäudereinigung, für den Hauswart und die für den Strom zum Beleuchten von Fluren, Kellern oder Waschküchen. Entweder listet der Vermieter die einzelnen Posten auf oder verweist auf die Betriebskostenverordnung. „Es muss aber im Mietvertrag stehen“, betont Ulrich Ropertz vom Deutschen Mieterbund (DMB) in Berlin.

Enthält ein Mietvertrag einen Katalog, in dem einzelne Betriebskostenpositionen benannt oder durch Ankreuzen, Eintragung eines Vorauszahlungsbetrages oder eines Verteilerschlüssels kenntlich gemacht sind, beschränkt sich die Umlage auf diese Positionen. Die Aufzählung oder Kennzeichnung hat dann „abschließenden Charakter“, entschied der Bundesgerichtshof (AZ: VIII ZR 279/06). Außerdem müssen laut einem weiteren BGH-Urteil „sonstige Betriebskosten“ im Mietvertrag namentlich aufgeführt sein (AZ: VIII ZR 167/03). Darunter fallen häufig die Dachrinnenreinigung oder die Wartung des Rauchabzugs.

Nicht alle Kosten dürfen zulasten der Mieter gehen

Darüber hinaus gibt es klare Regelungen, was der Vermieter nicht mit seinem Mieter abrechnen darf: „Reparatur- und Verwaltungskosten sind keine Betriebskosten und dürfen im Rahmen von Wohnraummietverhältnissen selbst nach vertraglicher Vereinbarung nicht an den Mieter weitergegeben werden“, erklärt Mathias Ostmeyer vom Interessenverband Mieterschutz in Hannover. Auch wenn eine Wohnung in einem Mehrparteienhaus leer steht, dürfen die darauf anteilig entfallenden Betriebskosten nicht zulasten der übrigen Mieter gehen.

Dies gilt auch für solche Kosten, die nach einem Personenschlüssel umgelegt werden, urteilte der BGH (AZ: VIII ZR 30/03). „Bei einer Personenumlage sind leerstehende Wohnungen nicht mit ,0‘, sondern mit der durchschnittlichen Belegungszahl der Liegenschaft, mindestens aber mit einer Person zu berücksichtigen“, erklärt Ostmeyer. Wenn in einem Mehrfamilienhaus ein Gewerbe untergebracht ist, müssen die anderen Mieter nicht automatisch den höheren Verbrauch an Wasser oder Strom mittragen. „Ein Gewerbe muss separat abgerechnet werden, wenn deutlich höhere Betriebskosten anfallen“, sagt Ropertz. Ein Friseur beispielsweise braucht mehr Wasser, und wenn der Laden ein großes Schaufenster hat, verursacht die Glasbruchversicherung eventuell höhere Kosten. Bei einer Anwaltskanzlei fallen hingegen keine höheren Betriebskosten an. Dann muss auch nicht getrennt abgerechnet werden.

Für den Mieter müssen diese eventuellen Vorwegabzüge aus der Betriebskostenabrechnung klar hervorgehen. Ohnehin gehören laut BGH auf die Abrechnung die Gesamtkosten der Liegenschaft für jede einzelne Position und die Vorauszahlungen des Mieters. Noch dazu müssen die verwendeten Verteilerschlüssel – zum Beispiel nach Wohnfläche oder Personen – dargestellt und die Umlage rechnerisch nachvollziehbar sein. Schlussendlich müssen der auf den Mieter entfallene Kostenanteil aufgeführt und der Abrechnungszeitraum – maximal zwölf Monate – deutlich werden.

Guthaben aus Betriebskostenabrechnungen verjähren nach drei Jahren

Darüber hinaus ist der Vermieter verpflichtet, die Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zu erstellen. Versäumt er das, kann er keine Nachforderungen erheben. Andererseits kann der Mieter trotzdem noch eine Abrechnung verlangen und diese notfalls einklagen, so Ostmeyer. Denn eventuelle Guthaben muss der Vermieter auch nach Ablauf der Frist noch auszahlen.

Wichtig zu wissen: Guthaben aus Betriebskostenabrechnungen verjähren nach drei Jahren. Mieter sollten daher noch vor Jahresende prüfen, ob sie Ansprüche geltend machen können. Die Verjährung kann dabei nur eintreten, wenn der Vermieter eine Abrechnung erstellt und dem Mieter zugesandt hat. Ein Beispiel: Hat der Vermieter im Jahr 2010 die Betriebskosten des Jahres 2009 abgerechnet, beginnt die Verjährungsfrist Silvester 2010 und endet am 31.12.2013. Dann sind Nachforderungen des Vermieters und Rückzahlungsforderungen des Mieters verjährt.

Die Betriebskostenabrechnung hat also etliche Tücken: „Weniger als 20 Prozent aller Abrechnungen bieten überhaupt keinen Raum für Beanstandungen“, sagt Mietrechtsexperte Ostmeyer. Deswegen sollten Mieter ihre Abrechnung immer genau prüfen und zunächst in ihrem Vertrag nachsehen, ob überhaupt eine wirksame Umlagevereinbarung für jede der berechneten Positionen vorliegt und diese nach dem vereinbarten Schlüssel umgelegt werden. Er hat außerdem das Recht, sämtliche der Abrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Ein Anspruch auf Zusendung besteht hingegen nicht.

Ist die Abrechnung falsch, sollte der Mieter dagegen vorgehen – schriftlich und konkret. Rechtlich wirkungslos seien Beanstandungen wie „Die Nachzahlung ist viel zu hoch“ oder „Das kann ich ja gar nicht verbraucht haben“, sagt Ostmeyer. Dann könne der Vermieter stets auf das Einsichtsrecht verweisen. (dpa)

Berit Waschatz