Krankmeldung beim Arbeitgeber: So funktioniert die digitale Krankschreibung ab Januar 2023

Ab Januar 2023 erfolgt die Krankmeldung für Arbeitnehmer nicht mehr mit dem gelben Schein, sondern nur noch rein elektronisch. Die sogenannte eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) soll Standard werden und die Papiervariante im neuen Jahr ablösen.

Aber wie funktioniert das neue eAU-Verfahren überhaupt? Welche Informationen werden an den Arbeitgeber übermittelt? Ist die Übertragung sicher? Und was gilt für Privatversicherte? Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur elektronischen AU?

Ab wann gilt die digitale Krankschreibung?

Das neue eAU-Verfahren gilt ab 2023. Oder besser gesagt: Für den Arbeitnehmer entfällt ab dem 1. Januar 2023 die „Verpflichtung zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform“, wie der Berliner Fachanwalt für Arbeitsrecht Alexander Bredereck gegenüber der Deutschen Presse-Agentur (dpa) klarstellte.

Heißt das, dass man als Arbeitnehmer generell von der Pflicht einer Krankmeldung befreit ist? Nein. Gesetzlich Versicherte müssen laut Bredeck auch weiterhin rechtzeitig zum Arzt gehen, um die Erstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu ermöglichen und anzustoßen.

Auch der Arbeitgeber sollte unverzüglich informiert werden, wenn man krankheitsbedingt ausfällt. Die voraussichtliche Dauer der Krankschreibung sollte ebenfalls kommuniziert werden.

Arbeitgeber informieren: Wie funktioniert die Krankmeldung ab 2023?

Der Weg zur Krankmeldung ist der gleiche: Zunächst melden Sie als Arbeitnehmer den krankheitsbedingten Ausfall unverzüglich Ihrem Arbeitgeber. Die eigentliche Krankschreibung wird Ihnen auch weiterhin von Ihrem behandelnden Arzt ausgestellt.

Was sich ab Januar ändert: Die Arztpraxis übermittelt die AU noch am Tag der Ausstellung selbst an die Krankenkasse. Und Ihre Krankenkasse wiederum stellt die Daten Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung, falls dieser sie abrufen möchte.

Sobald Sie den Arbeitsausfall Ihrem Arbeitgeber gemeldet haben, kann dieser also selbst entscheiden, ob er die Bescheinigung bei Ihrer Krankenkasse anfordert und abruft.

Der Hintergrund: Je nachdem, wie viel Karenzzeit (also Krankheitstage ohne Krankenschein) Ihnen Ihr Arbeitgeber vertraglich einräumt, kann eine eAU auch überflüssig sein – beispielsweise, wenn Sie nur einen Tag lang fehlen, aber erst ab dem dritten Fehltag eine Krankmeldung vorlegen müssen.

Benötigt man trotzdem noch einen Papierschein?

Wer sich als Arbeitnehmer absichern möchte, sollte die Krankmeldung auch weiterhin bei seinen Unterlagen ablegen – entweder digital oder in Papierform. Wie die AOK in ihrem Online-Servicebereich mitteilt, können gesetzlich Versicherte von ihrer Arztpraxis auch 2023 einen Ausdruck für ihre Unterlagen bekommen, „wenn sie dies wünschen“.

Jurist Bredereck rät sogar explizit dazu, auf eine Ausführung für den Arbeitnehmer zu bestehen. Sollte der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit anzweifeln, können Versicherte nur so ihre Arbeitsunfähigkeit belegen.

„Nur so sichert der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung und vermeidet eine Abmahnung oder Kündigung wegen Untätigkeit“, so der Fachanwalt für Arbeitsrecht.

© Jens Büttner/dpa-Zentralbild/dpa

Welche Informationen werden via eAU übermittelt?

Nach wie vor erhält der Arbeitgeber keinerlei Informationen darüber, welche Diagnose der behandelnde Arzt bei der Krankschreibung festgestellt hat. Bei der digitalen Krankmeldung werden auch weiterhin lediglich die Stammdaten übermittelt.

Gibt es die eAU auch für Privatversicherte?

Nein. Das neue eAU-Verfahren wird ab dem 1. Januar 2023 nur den Kassenärzten und Vertragspraxen zur Verfügung gestellt.

Wie die Techniker Krankenkasse im Servicebereich auf ihrer Webseite klarstellt, nehmen Privatärzte, Physio- und Psychotherapeuten oder auch Rehabilitationseinrichtungen bislang noch nicht an dem neuen eAU-Verfahren teil.

Was heißt das für Privatversicherte? Für privat versicherte Patienten ändert sich nichts an der bisherigen Vorgehensweise. Bei einem krankheitsbedingten Arbeitsausfall versenden Privatversicherte ihre Krankmeldung auch weiterhin selbst via Papierschein an den Arbeitgeber und an die Private Krankenversicherung (PKV).

Wie der PKV-Verband mitteilte, fehle es derzeit noch an einer gesetzlichen Regelung, um das eAU-Verfahren auch Privatversicherten anzubieten.

Der Geschäftsführer des PKV-Verbands Christian Hälker kündigte aber bereits 2021 in einer Pressemeldung an, dass man daran interessiert sei, den Privatversicherten „möglichst bald die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anzubieten.“

© dpa/Zacharie Scheurer

Ist die Datenübertragung bei der digitalen Krankschreibung sicher?

Wie die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) in ihren „Patienteninformationen“ zur eAU schreibt, bleiben die Patientendaten auch beim neuen eAU-Verfahren geschützt.

Für die Weiterleitung der sensiblen Informationen nutzen die Arztpraxen ein „eigens entwickeltes Netz – die Telematikinfrastruktur“ (kurz: TI). Dabei seien alle Nachrichten und Informationen „besonders verschlüsselt“, so die KBV.

Ab wann braucht man eine Krankschreibung?

Wie lange Sie als Arbeitnehmer ohne Krankenschein zu Hause bleiben dürfen, können Sie in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag nachlesen.

Nach gesetzlicher Regelung sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet dem Arbeitgeber spätestens am vierten Fehltag eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit vorzulegen. Das geht aus Paragraf 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (kurz EFZG) hervor.

Achtung: Theoretisch kann der Arbeitgeber bereits ab dem ersten Fehltag eine Krankschreibung einfordern. Auch dies ist via EFZG geregelt. Die frühzeitige Vorlage eines Attests kann entweder auf eine besondere Anordnung (und ohne Begründung) oder laut Arbeitsvertrag fällig werden.

Der Arbeitgeber ist berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen.

§ 5 des EFZG via Bundesjustizministerium

Kann man sich auch via Telefon krankschreiben lassen?

Noch geht das. Die Bundesregierung hat in einer Corona-Sonderregelung beschlossen, dass Ärzte ihre Patienten bei Erkältungskrankheiten auch telefonisch krankschreiben dürfen – und zwar für die Dauer von bis zu sieben Tagen. Bei Bedarf kann die erste Krankschreibung einmalig telefonisch um weitere sieben Tage verlängert werden.

Diese Sonderregelung wurde erst im November verlängert und gilt bis zum 31. März 2023. Wie die Bundesregierung mitteilte, gehe es bei dieser Regelung vor allem darum, „volle Wartezimmer zu vermeiden“. (mit dpa)