Wirtschaft: Krankheitsgründe sind tabu

Die Personalakte ist kein Sammelalbum. „Dort darf nur rein, was für das Arbeitsverhältnis von Bedeutung ist“, erklärt der Arbeitsrechtler Paul-Werner Beckmann aus Herford. Was alles dazu zählt, darüber gehen die Ansichten auseinander. Doch grundsätzlich gilt: Es ist nicht Zweck der Personalakte, möglichst viele Informationen über jeden Mitarbeiter zu sammeln.

„Was auf jeden Fall rein muss, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben“, erklärt Christian Götz von der Gewerkschaft Verdi in Berlin. „Aber der Arbeitsvertrag gehört dazu, er ist schließlich die Grundlage des Arbeitsverhältnisses.“ Auch Zertifikate von Weiterbildungen sollten in der Personalakte Platz finden – sie können bei Beförderungen wichtig sein.

Zeugnisse, Lebenslauf und Bewerbungsunterlagen, aber auch Abmahnungen werden in der Personalakte aufgehoben. Tabu sind dagegen Listen mit Krankentagen und Krankheitsgründen oder Notizen des Vorgesetzten über das Arbeitsverhalten des Mitarbeiters, sagt Martina Perreng, Arbeitsrechtsexpertin beim Deutschen Gewerkschaftsbund (DGB) in Berlin. Wenn ein Arbeitnehmer Betriebsratsmitglied ist, darf das dokumentiert werden. Es gilt die Faustregel: „Was im Vorstellungsgespräch gefragt werden darf, darf auch in die Personalakte“, erklärt der Arbeitsrechtsexperte Götz.

Was in der Akte dokumentiert wird, darf der Arbeitnehmer überprüfen. „Jeder hat ein Anrecht darauf, in seine Personalakte zu gucken“, sagt DGB-Expertin Perreng. Streit um die Personalakte gibt es nach Perrengs Einschätzung nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis ohnehin schon belastet ist. Das gilt etwa dann, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter für ein bestimmtes Verhalten abgemahnt hat – die Abmahnung wird in der Personalakte dokumentiert. Ist der Arbeitnehmer davon überzeugt, dass er sich nichts hat zuschulden kommen lassen, kann er darauf drängen, sie aus der Akte entfernen zu lassen. Ohnehin dürfen Abmahnungen nicht unbegrenzt in der Personalakte bleiben. Abmahnungen wegen Zuspätkommens und Missachtung einer Anordnung bleiben üblicherweise nur rund zwei Jahre in der Akte. „Gesetzlich geregelt ist das aber nicht“, sagt Perreng. dpa