Den Urlaub vorbereiten: Schlüsselübergabe

Der Sommer naht, der Urlaub rückt näher, in nicht viel mehr als drei Wochen beginnen die großen Ferien. Doch bevor man in den Flieger steigen oder den Liegestuhl auf dem Balkon aufstellen kann, ist einiges zu erledigen am Arbeitsplatz. Denn entspannt zurücklehnen kann sich nur, wer weiß, dass es auch ohne ihn gut läuft, dass die Vertretung in alle Aufgaben eingewiesen ist und ihr alle wichtigen Hintergründe übermittelt wurden. Wer will schon beim Sonnen am Strand oder bei der Bergwanderung am Handy dem Kollegen erklären, wie der letzte Stand bei den Vertragsverhandlungen mit einem wichtigen Kunden war?

„In der Regel weiß man ja schon lange vorher, wann der Urlaub ansteht und wer die Vertretung übernehmen wird. Das heißt, man kann rechtzeitig – also mindestens zwei Wochen vorher – mit der Vorbereitung beginnen“, sagt Sylvia Flaskamp. Sie leitet das Unternehmen Bessersortiert.de, das Firmen, Agenturen, Kultureinrichtungen und auch Vereine zu einer effizienten Büroorganisation berät.

Offene Projekte und Vorgänge sollte der Arbeitnehmer soweit es geht abschließen. „Falls das nicht möglich ist, muss dem Kollegen ein Ablaufplan übergeben werden, wie in bestimmten Fällen zu verfahren ist“, sagt Flaskamp. Dazu gehören auch wichtige Kontakte, zum Beispiel von Kunden oder Geschäftspartnern. „Die wichtigsten sollten vor dem Urlaub informiert werden und wissen, von wem man vertreten wird“, empfiehlt die Expertin. Dennoch rät sie zu einer automatisierten E-Mail-Benachrichtigung, in der steht, wer die Vertretung ist und wie lange der Urlaub dauert.

Checklisten das ganze Jahr über pflegen

Zu detailliert sollte diese Mail allerdings nicht ausfallen, denn wer weiß, in welche Hände sie gerät, gibt Antje Barmeyer, Coach für Effizientes Office-Management in Detmold, zu bedenken: „Auf keinen Fall sollte darin stehen, dass man verreist ist. Für Einbrecher könnte das eine wichtige Information sein.“

Für eine optimale Urlaubsvorbereitung rät Barmeyer zu Checklisten, die über die Jahre immer weiter ergänzt werden. „Sie sollten zum einen für die eigene Urlaubsvorbereitung, aber auch für Kollegen erstellt werden“, sagt sie. Mindestens ein Kollege sollte Zugriff auf den elektronischen Terminkalender haben. „Man kann sich vorher verschiedene ’Worst-Case-Szenarien’ ausmalen und dafür zusammen mit der Vertretung einen Schlachtplan entwerfen“, rät sie.

Auch für die Erreichbarkeit im Urlaub sollten Arbeitnehmer genaue Absprachen mit Chefs und Kollegen treffen. So kann es zum Beispiel helfen, wenn vor dem Urlaub eine Stunde am Tag definiert wird, in der das Handy angeschaltet ist. „Ansonsten heißt es abschalten, und zwar im doppelten Sinne“, rät Barmeyer.

Für Lothar Seiwert gibt es keine Ereignisse, die eine Störung im Urlaub rechtfertigen. Er hat zahlreiche Bücher zum Thema Zeitmanagement geschrieben. Das neuste heißt „Lass los und du bist Meister deiner Zeit“. „Wenn sich jemand dennoch unersetzlich fühlt, dann hat das mit einer schlechten Vorbereitung und mangelndem Vertrauen in die Mitarbeiter zu tun“, sagt er.

Er rät dazu, am letzten Tag keine Dienstreisen mehr anzunehmen. „Denn wenn diese Termine länger dauern als geplant, starten Sie gehetzt in den Urlaub.“ Gegenüber Kunden oder Lieferanten sollte man angeben, dass der Urlaub ein bis zwei Tage früher beginnt. „Ansonsten stapelt sich am letzten Tag die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch und Ihr Telefon klingelt unablässig“, warnt Autor Seiwert. Das Gleiche gilt für die Rückkehr. „‚Verlängern' Sie Ihren Urlaub. Sagen Sie allen Personen, mit denen Sie nicht direkt zusammenarbeiten, dass Sie erst zwei Tage später zurückkehren. Sonst ist die Erholung im Handumdrehen verflogen.“

Die ersten Tage nach der Rückkehr freihalten

Während des Urlaubs sollten die Gedanken an die Arbeit ganz weit weg sein. Akten und Fachliteratur bleiben am besten Zuhause. Das Gleiche gilt für das Leistungsdenken, das den Joballtag vieler Menschen bestimmt. „Sie müssen nicht jeden Berg erklimmen und jede Kirche besichtigen“, sagt Seiwert. „Gerade im Urlaub gilt: ‚Wenn Du es eilig hast, gehe langsam.' Je weniger Angst Sie haben, etwas zu versäumen, um so schneller erholen Sie sich.“

Beraterin Barmeyer rät dazu, in den ersten zwei Tagen nach dem Urlaub keine dienstlichen Termine zu vereinbaren. „Eingegangene E-Mails sollten von oben nach unten gelesen werden, denn oft haben sich Themen aus den ersten Mails bereits erledigt“, sagt sie.

Einige Unternehmen bieten im Sinne der Work-Life-Balance inzwischen Lösungen an zu einer sanfteren Rückkehr aus dem Urlaub ins Arbeitsleben. So können die Mitarbeiter des Autokonzerns Daimler ihren elektronischen Posteingang so konfigurieren, dass eingehende E-Mails während ihrer Abwesenheit automatisch gelöscht werden. Gleichzeitig weist eine Abwesenheitsnotiz den Absender auf den zuständigen Vertreter hin. Personalvorstand Wilfried Porth sagt: „Diese neue Spielregel zur E-Mail-Abwesenheit ist eine ganz wesentliche Maßnahme, damit unsere Belegschaft in Ruhephasen noch besser ‚abschalten' kann.“

Um sich die schönen Momente des Urlaubs immer wieder in Erinnerung zu rufen, empfiehlt Zeitmanagement-Experte Seiwert, ein Urlaubsfoto auf den Schreibtisch zu stellen. „Wer die Südsee oder die Berge vor Augen hat, kann zwischen Meetings und E-Mails in Erinnerungen schwelgen“, sagt er.