Büroorganisation: Tabula rasa

Bald beginnen die Sommerferien. Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen machen am 13. Juli den Anfang, es folgen am 16. Juli Berlin, Brandenburg und Hamburg. Für viele Beschäftigte heißt es dann: Ab in den Urlaub! Damit während der Abwesenheit im Büro alles glatt weiterläuft, sollten vor der Reise – ob diese nach Balkonien oder Bali führt – einige Vorbereitungen getroffen werden.

Das Wichtigste zuerst: Mit den Urlaubsvorbereitungen sollte man nicht in letzter Sekunde beginnen. Wer nicht frühzeitig anfängt, seinen Arbeitsplatz zu bestellen, überlastet sich noch in den letzten Arbeitsstunden. Und das wirkt sich auch auf die ersten freien Tage aus. „Wer am Freitag noch bis 23 Uhr im Büro sitzt und dann mit Vollstress in den Urlaub geht, läuft Gefahr, dass er in der ersten Woche krank wird“, sagt Dirk Windemuth vom Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung in Dresden. Er erklärt das körperliche Phänomen, wenn auf hohe Belastung eine Entlastung folgt: Das Immunsystem gibt zunächst alles, und dann lässt die Abwehrkraft nach.

Einen ungewöhnlichen Ratschlag gibt Martina Köhler, Expertin für Arbeitsorganisation in Berlin: „Kommunizieren Sie im Büro Ihren Urlaubsbeginn für einen Tag früher. So ist Ihr letzter Arbeitstag entspannter.“ Zur Entschleunigung trage auch eine To do-Liste mit allen Aufgaben und Terminen bis zum Urlaubsstart bei. So eine Aufstellung hilft auch neuen Mitarbeitern, den Übergang von den Arbeits- zu den Urlaubstagen routiniert und ohne Stress zu organisieren.

1. Vertretung bestimmen

Einige Unternehmen bitten Zeitarbeitsfirmen, ihnen für Urlaubzeiten einen Mitarbeiter bereitzustellen. In den meisten Büros aber vertreten sich Kollegen gegenseitig. „Ideal ist es, wenn bereits in der Arbeitsplatzbeschreibung eine Vertretungsregel festgelegt ist“, sagt Martina Köhler. Unbedingt notwendig sei es, eine persönliche Übergabe zu machen.

Bei der Übergabe geht es zunächst darum, den Status quo am Arbeitsplatz zu erläutern. Zudem müssen dem Vertreter alle notwendigen Informationen bereitgestellt und er muss mit allen erforderlichen Vollmachten ausgestattet werden. Außerdem gilt es, Vorgesetzte und Mitarbeiter über die Vertretung zu informieren. Und natürlich die Kunden. „Idealerweise mündlich“, rät Karriereberater Martin Wehrle, „und dann schriftlich noch einmal daran erinnern“.

Bewährt hat es sich, Aufgaben und Termine, die während der Vertretungszeit zu erledigen sind, aufzulisten und zu erläutern. Die Kollegen müssen wissen: „Was liegt gerade an? Und was ist zu erwarten?“ Besonders verantwortungsvolle Mitarbeiter stellen sogar einen Notfallplan auf – eine „Was-ist-wenn“-Liste. Dadurch sinkt das Risiko, dass einen die Kollegen im Urlaub aus dem Bett klingeln, wenn es im Büro ein Problem gibt. Tipp: Wichtige Aufgaben und Termine sollten auf die Zeit vor oder nach dem Urlaub verschoben werden.

2. Schreibtisch leeren

Vor dem Urlaub sollte man seinen Schreibtisch komplett leer räumen. Empfehlenswert ist es, zwei, drei oder vier leere Ablagekörbe aufzustellen – einen für dringende Angelegenheiten, einen für Infomaterial oder für weniger Dringendes. So lässt sich verhindern, dass man bei der Rückkehr ein Ablagechaos vorfindet.

3. E-Mails weiterleiten

Heute wird in Büros vornehmlich via E-Mail kommuniziert. Deswegen sollte man eine Abwesenheitsnotiz einstellen, wenn man Urlaub macht – mit Angabe des Zeitraums und dem Hinweis, wer als Vertreter fungiert. Karriereberater Wehrle rät, den Text „positiv“ zu formulieren, also nicht: „Bin bis zum 20.8. im Urlaub“, sondern: „Ab dem 21.8. bin ich wieder zu erreichen“. Manche Mitarbeiter schummeln bei der Angabe des Rückkehrtages etwas, sie geben einen Tag oder zwei Tage später an. So gewinnen sie etwas Zeit, um sich nach der Abwesenheit wieder einzuarbeiten.

Hilfreich ist es, für den Urlaub eine Weiterleitung der E-Mails an die Vertretung einzurichten. Gleiches gilt für das Telefon. Wer das nicht macht, muss wenigstens seinen Anrufbeantworter besprechen. Und auch die Post muss weitergeleitet werden, damit nichts verloren geht. Tipp von der Expertin für Arbeitsorganisation, Martina Köhler: „Legen Sie fest, welche Mails, Anrufe und Briefe sofort bearbeitet werden müssen, und was bis nach dem Urlaub liegenbleiben kann.“

4. Wirklich Urlaub machen

Es ist vielerorts eingerissen, Arbeit mit in den Urlaub zu nehmen. Laut dem IT-Branchenverband Bitkom beantworten drei von vier Berufstätigen auch an diesen freien Tagen dienstliche E-Mails und Anrufe. Die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verwischt auf diese Weise. Arbeitsmediziner warnen davor, denn das ist „Gift“ für die Erholung. Urlaub sollte Abstinenz von der Arbeit bedeuten. Martin Wehrle empfiehlt: „Kluge Mitarbeiter ziehen eine ganz klare Grenze und kündigen an, dass Sie Ihr Handy ausgeschaltet und den Laptop zu Hause lassen. Wer einmal vom Urlaubsort aus mitarbeitet, wird heimlich als Außenstellen-Mitarbeiter am Südseestrand wahrgenommen, nicht mehr als Urlauber. Hier ist Konsequenz gefragt – zumal Jahrhunderte ohne moderne Medien beweisen, dass Firmen nicht zusammenbrechen, nur weil jemand gerade Ferien macht.“

5. Urlaubsgefühle erhalten

Damit die Erholung nach dem Urlaub nicht gleich wieder verfliegt ist, sollten Beschäftigte für den ersten Tag nach den Ferien genug Zeit zum Bearbeiten der angefallenen Aufgaben einplanen. Denn womöglich türmen sich dann schon wieder die Aufträge auf dem Schreibtisch, und es müssen Dutzende von unbeantworteten E-Mails bearbeitet werden.

Einige Arbeitsmediziner und Berater empfehlen Beschäftigten, nicht montags wieder ihren Dienst anzutreten, sondern erst am Dienstag oder Mittwoch. Eine kürzere erste Arbeitswoche ermögliche einen sanfteren Übergang in den Alltagstrott. Martina Köhlers letzter Tipp: „Vergessen Sie nicht, Ihrer Vertretung Danke zu sagen. Sie brauchen sie bestimmt einmal wieder. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub.“