Wirtschaft: Mehr als Kaffeekochen

Die Bezeichnung Sekretärin ist fast ein wenig verstaubt. Mittlerweile werden sie eher Assistentinnen genannt. Und die meisten dieser Assistentinnen rutschen auch nicht mehr zufällig in den Job der Sekretärin hinein. Heute können Sekretärinnen meist ein Studium an einer Sprachakademie oder privaten Wirtschaftsschule vorweisen. „In der jetzigen Ausbildungswelt läuft der direkte Weg über Institute“, sagt Jessica Busch, Key Account Managerin beim Personaldienstleistungsunternehmen Gess & Partner in Düsseldorf.

An privaten Akademien können angehende Sekretärinnen etwa eine Ausbildung zum Fremdsprachenkorrespondenten, Europasekretär oder Management Assistent absolvieren. Fremdsprachenkorrespondenten verfassen Schriftverkehre in einer Zielsprache und übernehmen Dolmetschertätigkeiten bei Geschäftsverhandlungen.

Europasekretärinnen oder European Management Assistants führen weitgehend selbstständig in einem Vorzimmer anfallende Arbeiten aus und können in der Regel meist zwei Fremdsprachen. Sie arrangieren Geschäftsreisen und nehmen auch Leitungsaufgaben wahr.

Daneben gibt es allerdings auch noch die klassische Ausbildung zur Bürokauffrau, Kauffrau für Bürokommunikation oder zur Fachangestellten für Bürokommunikation. Hier liegen die Schwerpunkte in der Informationsverarbeitung, in Koordinationsaufgaben sowie in der Materialwirtschaft.

Im Sommer 2013 sollen diese drei Berufe zur Kauffrau für Büromanagement zusammengefasst werden. Dieser Beruf sei eine solide Grundlage und ein perfekter Einstieg in die berufliche Karriere für alle, die im kaufmännischen, im Dienstleistungsbereich oder im Bereich des öffentlichen Dienstes durchstarten wollen, sagt Simon Gruppe vom Deutschen Industrie- und Handelskammertag in Berlin. Im Anschluss können sich die fertigen Kaufleute dann zur Fachkauffrau für Büromanagement weiterbilden. Im Sommer wird dieser Beruf von der geprüften Fachkauffrau für Büro- und Projektorganisation abgelöst.

Doch in der Praxis seien Sekretärinnen eben doch häufiger Fremdsprachenassistentinnen, sagt Busch. Einige haben auch einen Tourismusstudiengang hinter sich gebracht. Denn der Fokus in diesem Beruf liegt auf den Sprachen. Englisch ist dabei Standard. Viele Unternehmen sehen es aber gerne, wenn die Sekretärinnen noch mindestens eine weitere Fremdsprache beherrschen.

Auch werden Frauen mit Serviceorientierung als Sekretärinnen gesucht. Viele wechseln daher aus der Hotellerie oder Gastronomie an den Schreibtisch. Denn sie haben den Dienstleistungsgedanken verinnerlicht. Noch dazu müssen Sekretärinnen belastbar und flexibel sein - auch hier ist eine Erfahrung im Hotel- und Gaststättengewerbe von Vorteil. Denn in einigen Unternehmen werden die Assistentinnen mittlerweile auch als Springer eingesetzt, sagt Busch. Da steht etwa zunächst eine Elternzeitvertretung in München an, danach muss sie sich an den Schreibtisch einer kranken Kollegin in Berlin setzen.

Außerdem ist bei Sekretärinnen Teamfähigkeit gefragt. Denn beim Jobeinstieg müssen viele Assistentinnen zunächst für mehrere Vorgesetzte gleichzeitig arbeiten. „Der Einstieg als Geschäftsführungssekretärin ist häufig nicht möglich“, weiß Busch aus Erfahrung. dpa