Zeitmanagement: Im Takt der Tomate

Ein Griff, und die kleine Tomate läuft. 25 Minuten lang wird sie ticken, und in diesen 25 Minuten werde ich mich auf eine einzige Aufgabe konzentrieren: einen Artikel über die Pomodoro-Technik zu schreiben. Pomodoro, das ist das italienische Wort für Tomate, und die kleine tickende Tomate auf meinem Schreibtisch ist nichts anderes als eine Küchenuhr, mit der ich auch die Backzeit für einen Streuselkuchen einstellen könnte. Anders als eine normale Küchenuhr allerdings lässt sie sich nur auf maximal 25 Minuten einstellen. Denn nach 25 Minuten soll ich eine Pause machen.

Also los. Zeitmanagement-Techniken gibt es viele, aber die Pomodoro-Technik ist die wohl simpelste – und gerade deshalb effektiv. Erfunden hat sie der Italiener Francesco Cirillo. Der Unternehmer und Software-Entwickler, der heute in Berlin lebt, war als Student oft frustriert: Seine Tage waren prall gefüllt mit Kursen und Lernen, aber es kam wenig dabei heraus, er verzettelte sich und hatte das Gefühl, unproduktiv zu arbeiten. „Irgendwann fragte ich mich: Kann ich mich wenigstens mal zehn Minuten auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren?“

Er probierte das mit Hilfe einer Küchenuhr aus, die zufälligerweise die Form einer Tomate hatte. Und stellte fest: Zehn Minuten, das war schon schwer. Aber in diesen zehn Minuten kam er zumindest ein kleines Stück voran. Er probierte herum, kam auf die ideale Arbeitsphase von 25 Minuten mit anschließender Pause und begann, seine Aufgaben in „Pomodoros“ aufzuteilen und seine Zeit entsprechend zu planen.

Der Grundgedanke dabei: Die Zeit ist nicht ein Feind, gegen den man anrennt. „Wer sich in einen Wettlauf mit der Zeit begibt, wird feststellen: Die Zeit gewinnt immer“, sagt Cirillo. Es geht vielmehr um ein anderes, befriedigenderes Verständnis von Arbeitszeit. Und darum, sich selbst realistischer einzuschätzen. „Nach einer Weile gewinnt man Erfahrung darin, wie viele Pomodoros man voraussichtlich für welche Aufgabe brauchen wird, und kann seine Zeit besser planen“, sagt Cirillo. Jeden Morgen wählt er aus seinem Aktivitätenbuch, in dem alle anstehenden Aufgaben vermerkt sind, diejenigen aus, die er erledigen möchte, und weist ihnen Pomodoros zu. Ganz wichtig dabei: die Pausen. Nach jedem Pomodoro ein paar Minuten, nach vier Pomodoros sollte man bis zu einer halben Stunde pausieren.

Inzwischen hat Cirillo die Technik weiterentwickelt, so dass sie sich auch in Teams anwenden lässt, es gibt eine Website, einen Wikipedia-Eintrag und diverse Apps, seit kurzem auch ein Buch (auf Englisch). Die Kolumnistin Sue Shellenbarger schrieb im Wall Street Journal: „Die Technik hat meine ständige Angst, dass mir die Zeit wegrennt, gelindert und mich effizienter gemacht", der Guardian lobt die Technik als Weg zu einer „überraschend intensiven Art zu arbeiten“.

Plötzlich frage ich mich, ob mir Kollegin X schon auf meine Mail geantwortet hat, das war doch so eine dringende Sache, gucke ich schnell mal nach? Nein, denn innerhalb eines Pomodoros soll man sich nicht von „inneren Unterbrechungen“, wie Cirillo sie nennt, ablenken lassen. Dem Durchschnittsmenschen fallen innerhalb eines Pomodoros bis zu zehnmal andere Dinge ein, die er jetzt tun könnte oder müsste und die ihm plötzlich – meist zu Unrecht – dringlich erscheinen. Eines der wesentlichen Ziele der Technik ist, sich das bewusst zu machen, die störenden Einfälle kurz zu notieren und auf einen späteren Pomodoro zu verschieben. Kollegin X wandert auf den To-do-Zettel, ich bleibe an meiner Aufgabe dran. Ein Blick: noch fünf Minuten.

In Deutschland ist die Pomodoro- Technik noch nicht so bekannt wie in den USA oder Kanada, aber auch hier gibt es begeisterte Nutzer. Eine davon ist Stefanie Jarantowski, Gründerin des Start-up-Unternehmens "eventsofa", einer online-Plattform, auf der Anbieter ihre Räumlichkeiten inserieren und Nutzer die geeignete Location für Geburtstagsfeiern, Konferenzen oder Galas finden können. „Ich habe vor drei Jahren damit begonnen, als ich meinen Businessplan schrieb“, erzählt sie. „Damals habe ich viel zu Hause gearbeitet, ohne großen äußeren Druck. Die Technik hat mir sehr geholfen, mich zu konzentrieren. Das ist ja gerade heute so schwierig, wo man ständig im Computer mehrere Programme offen hat, schnell mal zu Facebook wechselt und E-Mails checkt.“

Innere Unterbrechungen in den Griff zu bekommen, ist das eine – die größere Herausforderung sind die äußeren Unterbrechungen, besonders in der Arbeit mit Kollegen. Marco Isella, Programmierer in der Schweiz, arbeitet schon seit acht Jahren und sehr systematisch mit der Technik: jeden Tag 16 Pomodoros. „Wenn mitten im Pomodoro ein Kollege anruft oder vorbeikommt, prüfe ich erst,ob sich das Anliegen sehr schnell erledigen lässt – dann erledige ich es sofort. Wenn es länger braucht aber sehr dringend ist, breche ich meinen Pomodoro ab. Wenn es nicht so dringend ist, bitte ich den Kollegen, dass wir die Angelegenheit später klären.“

In Teams, deren Mitglieder mit der Technik vertraut sind, wird einer den anderen nicht ohne Not mitten im Pomodoro unterbrechen. „Nach einer Weile beginnen Kollegen oder Familienmitglieder, die Pomodoros des anderen zu respektieren und zu schützen“, sagt Francesco Cirillo, der ganze Teams in der Technik schult.

„Manchmal bin ich“ -

Rrrr! Es klingelt. Dieser Pomodoro ist vorbei, ich soll aufhören. Mitten im Satz? Ja, auch mal mitten im Satz, jedenfalls rasch nach dem Klingeln. Drei bis vier Minuten Pause, mal aufstehen, was trinken, sich bewegen, die Gedanken schweifen lassen und nicht über die Aufgabe nachdenken. Hm. Muss das gerade jetzt sein?

„Manchmal bin ich gerade so schön drin und will eigentlich nicht aufhören“, erzählt Gründerin Stefanie Jarantowski. „Aber ich habe festgestellt, dass ich viel länger geistig frisch bleibe, wenn ich diese Pausen mache. Sonst verbeißt man sich zu leicht, bleibt zu lange sitzen und ist hinterher erschöpft und lustlos.“ „Wenn ich so arbeite, gehe ich abends nach Hause und habe das Gefühl, viel geschafft zu haben, ohne mich besonders angestrengt zu haben.“ Für Marco Isella ist der Hauptvorzug der Technik: „Ich verzettele mich nicht und habe alle 25 Minuten Gelegenheit zu überprüfen, ob meine Arbeit so vorankommt wie geplant.“

Schülern und Studenten hilft die Technik beim Lernen – in der scheinbar freien Pausenzeit kann sich das Gelernte setzen. Und die Aussicht auf die Pause motiviert dazu überhaupt anzufangen, wie Eltern bestätigen. „Meine Kinder sind eher bereit, für die Klassenarbeit zu üben, wenn ich sage, jetzt machen wir zwei Pomodoros Englisch“, berichtet Frank Merten, Vater von zwei Kindern in Grundschule und Gymnasium. „Sage ich dagegen nur, los, ihr müsst noch für Englisch üben, maulen sie.“ Besonders seinem jüngeren Sohn, der Symptome einer Aufmerksamkeitsdefizitstörung zeigt, helfe das Arbeiten mit der Küchenuhr.

Was für Kinder gilt, gilt auch für Erwachsene: Gerade Aufgaben, die man ungern macht und immer weiter aufschiebt, erscheinen durch die Technik handhabbar und eher erträglich. Steuererklärung vorbereiten, das macht etwa fünf Pomodoros, ist zu schaffen! Auch wenn man die Technik nur gelegentlich für bestimmte Aufgaben oder in bestimmten Situationen anwendet, ist sie hilfreich.

Schon wieder klingelt’s! Also gut. Ein paar Pomodoros hat der Artikel gebraucht, in etwa wie geplant. Aber noch ganz schnell die letzten Sätze:

„Früher dachte ich, es ist toll vieles gleichzeitig zu machen. Ich dachte, ich wäre eine gute Multi-Taskerin“, sagt Stefanie Jarantowski. „Heute weiß ich, dass ich das gar nicht bin.“