Neue Arbeitsmodelle für die Berliner Verwaltung: Mehr Kreativität, weniger „Silodenken“

Die Berliner Stadtreinigung (BSR) nennt es „Future Work“, die Senatsverwaltung für Finanzen spricht von „New Work“. Gemeint ist das Gleiche: Ein neues Verständnis von Arbeit, mit viel Kommunikation und gegenseitiger Wertschätzung, einer Arbeitsumgebung mit bequemen Möbeln und flexiblen Arbeitsplätzen und einer neuen Arbeitskultur mit kreativen Lösungen und viel Eigenverantwortung. Ein deutscher Begriff dafür ist „agiles Arbeiten“.

Während die Berliner Stadtreinigung BSR in einer „Future Work Week“ ihre Mitarbeiter mit den neuen Konzepten vertraut macht, ist die Senatsverwaltung schon einen Schritt weiter. Seit 2020 haben rund 100 Mitarbeiter am Standort Klosterstraße 71 neue Modelle der Zusammenarbeit ausprobiert, am Dienstag stellte Finanzsenator Stefan Evers (CDU) zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation die Ergebnisse vor.

Das Wichtigste vorab: Die Mitarbeiter-Zufriedenheit ist gestiegen. Damit ist eines der Ziele von „New Work“ erreicht. Die Senatsverwaltung will attraktiver für Berufseinsteiger werden, um die anstehende Pensionswelle aufzufangen.

Es geht auch um einen Mentalitätswechsel, um das Ausbrechen aus starren Mustern und Silodenken.

Stefan Evers (CDU), Berliner Finanzsenator

Das zweite Ziel ist damit indirekt auch erreicht: „Erzeugung von Akzeptanz gegenüber Innovationen“ in einer sich schneller verändernden Welt insgesamt. „Es geht auch um einen Mentalitätswechsel, um das Ausbrechen aus starren Mustern und Silodenken“, sagte Finanzsenator Evers.

Das dritte Ziel lautet: mehr Effizienz und Effektivität, also bessere Arbeitsergebnisse. Ob das Ziel erreicht wurde, blieb unklar. Die Mitarbeiter selbst erklärten, sie seien kreativer und produktiver geworden.

Nur 20 Prozent der Arbeitszeit wird am Schreibtisch verbracht

Um den Prozess auch mit objektiven Daten unterlegen zu können, wurde beispielsweise gemessen, wie oft Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch saßen. Während die Beschäftigten 2019, also noch vor Corona, selber einschätzten, dass sie rund 80 Prozent ihrer Arbeitszeit im Büro verbrachten, ergab die Messung per Sensoren einen „Belegungsgrad“ von unter 50 Prozent.

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Inzwischen gibt es keine festen Arbeitsplätze mehr, die Mitarbeiter reservieren sich jeweils einen Schreibtisch oder einen Meeting-Raum. Dadurch sank der Belegungsgrad weiter, auf unter 20 Prozent. Besprechungsräume wurden dagegen öfter genutzt. Offenbar arbeiten viele Mitarbeiter lieber im Homeoffice und kommen ins Büro vor allem zu Projektgesprächen mit ihrem Team.

Montags und freitags ist kaum jemand im Büro

Vor allem freitags und montags bleiben viele Mitarbeiter zu Hause, der Belegungsgrad sank auf 8,5 beziehungsweise 5,8 Prozent. Dienstags und donnerstags ist die Anwesenheit am Arbeitsplatz dagegen überdurchschnittlich. Das decke sich mit den Ergebnissen aus anderen Untersuchungen, erklärte Katharina Hochfeld vom Fraunhofer-Institut.

Im nächsten Jahr sollen die neuen Arbeitsmodelle in weiteren Abteilungen der Finanzverwaltung, später auch in anderen Senatsverwaltungen eingeführt werden. Dafür werden Führungskräfte geschult und Mitarbeiter zu „agilen Agents“ als Moderatoren und Ansprechpartner ausgebildet. Gleichzeitig sollen externe Experten für ein halbes Jahr den Transformationsprozess begleiten.

Eine große Herausforderung sei, die modernen Arbeitsmodelle in klassischen Bürogebäuden mit ihren langen Fluren und kleinen Bürozellen zu etablieren, sagte Evers. Da muss sich vor allem der Immobiliendienstleister der Verwaltung, die Berliner Immobilien Management GmbH, Gedanken machen.